매달 사람이 하던 일, 컴퓨터가 정해진 시간에 하게 만든 이야기 — 실제로 돌아가는 자동화 3가지

매달 마지막 주가 되면 사무실에서 같은 장면이 반복됩니다. 홈택스에 들어가서 지난달과 똑같은 세금계산서를 거래처마다 다시 발행하고, 전자서명을 하고, 빠진 곳이 없는지 목록을 다시 봅니다. 한 시간이면 끝나는 일이지만, 매달 잊지 않고 해야 하고, 잊으면 가산세가 붙습니다.

이 글은 그런 일을 사람 대신 컴퓨터가 하게 만든 이야기입니다. 이론이 아니라 저희 회사에서 몇 달째 실제로 돌아가고 있는 것 세 가지를 그대로 적었습니다.

1. 반복 세금계산서 — 매월 정해진 날 10시에 혼자 발행됩니다

저희는 매달 같은 거래처에 같은 금액의 세금계산서를 발행합니다. 이 일을 프로그램이 대신합니다.

매월 정해진 날 오전 10시가 되면 회사 컴퓨터가 홈택스에 인증서로 로그인하고, 지난달 발급 목록과 이번 달 발급 목록을 비교해서 아직 안 나간 것만 골라냅니다. 그 목록으로 엑셀을 만들어 홈택스 일괄발급에 올리고, 건수와 총액이 맞는지 대조한 뒤 전자서명까지 합니다. 끝나면 결과 파일 하나를 남깁니다.

사람이 하는 일은 그 결과 파일을 여는 것뿐입니다. 정상이면 "6건 발행, 사람이 한 일 없음" 한 줄이 적혀 있습니다.

중요한 안전장치가 하나 있습니다. 건수나 금액이 예상과 다르면 발급 직전에 멈춥니다. 어디서 멈췄는지 모르는 상태로 발급되는 일은 없습니다. 첫 달은 아예 발급 직전까지만 도는 안전 모드로 돌려서 결과를 함께 확인한 뒤 자동으로 넘깁니다.

인증서와 비밀번호는 회사 컴퓨터의 잠긴 저장소에만 있습니다. 외부로 나가지 않습니다.

2. 대표 일일 보고 — 매일 아침 8시에 메일 한 통

대표가 매일 알고 싶은 숫자는 정해져 있습니다. 이번 달 매출이 어디까지 왔는지, 누가 움직이고 누가 멈춰 있는지, 지난주와 뭐가 달라졌는지.

이걸 직원이 엑셀로 모아서 보고하면 매일 30분에서 한 시간이 들고, 대표가 물어봐야 나옵니다. 저희는 이 과정을 없앴습니다. 매일 아침 8시에 프로그램이 데이터 파일을 읽고, 정해진 형식으로 정리해서 메일 한 통을 보냅니다.

메일의 첫 칸은 항상 경고입니다. 3주 연속 실적이 없는 사람, 확인 기한이 지난 결제, 도착하지 않은 데이터. 좋은 소식은 아래에 있고 나쁜 소식이 위에 있습니다. 대표가 스크롤을 내리지 않아도 오늘 결정할 것이 보이게 하기 위해서입니다.

3. 블로그·SNS 발행 — 원고를 표 한 칸에 넣으면 정해진 시간에 나갑니다

글은 있는데 올릴 사람이 없어서 꾸준히 못 하는 회사가 많습니다. 채널마다 로그인하고, 형식 맞추고, 사진 넣고 — 편당 20~30분이 들어서 세 번 하고 멈춥니다.

저희는 원고를 표(스프레드시트) 한 칸에 넣는 것으로 끝냅니다. 그러면 정해진 시간에 프로그램이 네이버 블로그와 회사 홈페이지에 각각 맞는 형식으로 올립니다. 이 글도 그 경로로 나갔습니다.

여기에도 안전장치가 있습니다. 발행 직전에 프로그램이 원고를 읽어서 고객사를 알아볼 수 있는 정보가 들어 있으면 발행을 막습니다. 사람이 "괜찮겠지" 하고 넘긴 것을 기계가 한 번 더 봅니다.

왜 이걸 밖에 내놓는가

세 가지 모두 저희가 쓰려고 만든 것이지, 팔려고 만든 것이 아닙니다. 그래서 새로 개발하는 게 아니라 이미 돌아가는 것을 다른 회사 컴퓨터에 그대로 옮겨 심을 수 있는지를 확인해 보려고 합니다.

옮겨 심는 데 필요한 것은 회사 컴퓨터 한 대와 원격으로 두세 시간입니다. 그 뒤로는 결과 파일만 확인하시면 됩니다.

한 가지는 분명히 해 두겠습니다. 세금계산서는 귀사 명의로, 귀사 인증서로, 귀사 컴퓨터에서 발행됩니다. 저희는 세금에 관한 판단이나 신고를 대신하지 않습니다. 그건 귀사 세무 담당자의 일이고, 저희가 하는 건 "매달 같은 클릭을 사람이 안 하게 하는 것"까지입니다.

직접 보시려면 3분이면 됩니다. 시연 신청 페이지에 이메일 칸이 하나 있습니다.